POLíTICA DO VIAGENS CORPORATIVAS

Política do viagens corporativas

Política do viagens corporativas

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A política de viagens corporativas é essencial para qualquer empresa qual preza pelo controle por custos e também igualmente similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter os processos de viagens natural definidos otimiza rotinas, garante que ESTES gestores permitam controlar os gastos e qual os colaboradores cumpram as regras.
Ainda assim, é necessário de que a política de viagens faça parte do dia a POR DIA do quem realiza as viagens e qual este engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política do viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda o conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar ESTES processos da política de viagens na tua empresa!
Este que é e qual a importância de uma política de viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes para este processo do viagens corporativas de uma empresa. Possui como objetivo aumentar este compliance e controle do custos com viagens, para além do prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos ESTES procedimentos para a realizaçãeste de viagens representando a empresa. A partir de este processo de solicitaçãeste do serviçESTES do viagem, às normas do valores de despesas e prestações por contas.
Este Genero de documento é crucial de modo a qual colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, de que por tua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por qual ter uma política do viagens corporativas natural definida?
Você possui ideia do quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse tipo por controle não é exclusivamente importante saiba como essencial de modo a a saúde financeira de 1 Empreendimento.
Seja viagem para fechar um contrato, de modo a prestar um serviço, de modo a participar por um treinamento ou destemido compromisso corporativo, ter uma previsãeste por gastos e a certeza de de que ESTES reembolsos Seroada feitos dentro Destes padrões Pode vir a, até mesmo, reduzir custos nenhumas deixar este conforto por lado ou diminuir este número de viagens.
A política do viagens corporativas entra tais como uma FORMATO por padronizar processos e procedimentos. Assim, todo o fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado usando muito mais assertividade.
Vale lembrar de que a política deve tomar sentido utilizando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle por gastos e Duty of Care.
Com este tempo, a política do viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este qual uma política do viagens corporativas precisa ter?
Uma política por viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela sua própria empresa. Para qual esta comunicaçãeste seja efetiva, é preciso que ao escrevê-la você leve em consideração de modo a quem você está falando.
Assim sendo, de modo a evitar a má interpretação das regras e este baixo engajamento, a tua política do viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que este nosso documento se conecte aos seus colaboradores e não mesmo que alheio ao POR DIA a dia do viajante. Assim sendo tenha os pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias do despesas eles podem gastar;
• Seja realista: A reduçãeste por custos é fundamental de modo a seu programa de viagens, porém por nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, entãeste mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na tua empresa, certifique-se por de que é responsabilidade do algufoim validar se ESTES membros da equipe estão usando a política e como pode ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta qual a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares do gestão de viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua gestão, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios para além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia também igualmente similarmente identicamente conjuntamente: 3 dicas de modo a atualizar seu programa por viagens corporativas
Passo a passo de modo a criar uma política de viagens corporativas
Uma boa política por viagens corporativas é pensada de modo a de que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Nesse caso ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente que você já sabe a importância por deter uma política por viagens corporativas bem definida, chegou a hora do conferir o passo a passo para aplicar na sua empresa.
• Etapa 1: Levantamento de dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitação, aprovação e prestaçãeste de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma DE etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Previamente de arregaçar as mangas e começar a escrever a tua política de viagens, vamos dar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas companhias. Ou seja, diversos setores têm interesse pelo resultado das políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política de viagens. Multiplos perspectivas enriquecem este documento e farãeste usando qual ele atenda de maneira integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Veja quaisquer perfis de que podem vir a ser convidados de modo a a discussãeste:
• CEO: Responsável pela visãeste estratégica do Empreendimento, é importante que a sua própria visãeste seja incluída pelo processo, para de que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos do viagem comumente sãeste o segundo elevado custo de diversas companhias, é imprescindível de que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Isento este viajante nenhuma viagem acontece, não é exatamente? Este bem-manter-se, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial de modo a que este objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas por negócio interessadas: Quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na sua empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestão das viagens precisará garantir este cumprimento das políticas e a eficácia do todo este programa por viagens, portanto é importante qual participe desta construção;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a política de viagens. Sua própria visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
O levantamento de dados orientará a criaçãeste das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mfoiPOR DIA por gastos, MODELOS do despesas Ainda mais usados, MODELOS do serviçESTES, quais ESTES setores que Muito mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as políticas
Variados perfis do viajante pedem multiplos políticas por viagem.
É comum que, exatamente usando uma política por viagens definida, quaisquer grupos por viajantes tenham pontos fortes diferentes do outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Os quadros acabam a ser tratados como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o feição por exceçãeste e utilizando isso perde-se o controle.
Por isso, não possua medo por produzir políticas multiplos por pacto usando este perfil dos grupos de viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, Ainda mais alinhadas às necessidades reais Destes colaboradores.
Este retrato do viajante Têm a possibilidade de ser identificado na fase do levantamento do dados e construído utilizando base muitos crité especialmenterios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Benefícios específicos;
Além do perfil dos viajantes, é preciso compreender qual o retrato por Empreendimento da tua empresa.
O foco das suas viagens é com objetivos comerciais, que podem ser planejados com maior antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutençãeste por Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu negócio serão relevantes para definir as normas de viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
Este orçamento destinado às viagens da sua própria empresa é uma Saber importantíssima para a construção das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área por negócio ou por Género do despesa.
Este nível do detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, mas será preciso qual este processo do gestão de serviços e despesas por viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição das regras por despesas deve Clique aqui ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos do viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a 1 Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Presentemente de que você já sabe quais os tipos por viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, como a emissãeste do aéreos, sãeste reservados e pagos previamente que este colaborador embarque. Contudo Há outras despesas, como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, de que nãeste sãeste pagas com antecedência.
Neste caso, qual este recurso que este viajante utilizará? Esta Sentido é importante como impacta no fluxo por reembolsos e prestação de contas, e até precisamente no orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estão algumas pontos por atenção para se considerar ao definir este tipo por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso de despesas: Este seu colaborador tem capacidade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até de que o ciclo por aprovações termine para arrecadar o valor por volta?
Caso a sua própria intenção mesmo que trabalhar exclusivamente usando este reembolso de despesas, recomendamos de que você repense. Em global, trabalhar mal utilizando este reembolso de despesas gera insatisfação nos colaboradores de que ficam utilizando o orçamento familiar comprometido.
soluções para viagens corporativas Adiantamento: Fornecer um adiantamento para a realizaçãeste DE despesas Destes colaboradores evita o comprometimento do recursos próprios Destes viajantes, contudo exige um controle ainda Muito mais necessário sobre as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestaçãeste por contas é 1 processo importantíssimo. Além disso, o meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Pode vir a entender Ainda mais sobre meios de pagamento do adiantamentos neste artigo e Derivado do ESTES riscos deste processo pelo artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: como conter os riscos?
• Cartão por crédito corporativo: Esta opção além do nãeste comprometer este salário do colaborador, não compromete o caixa da sua própria empresa. O pagamento da fatura é programado consulte Mais informação e a previsibilidade do caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliaçãeste do inúmeras faturas do cartãeste por empréstimo Pode vir a ser 1 desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma solução qual permita conciliar suas faturas utilizando a prestaçãeste do contas Destes colaboradores, assim o processo se torna Muito mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Espécie do custo do viagem
Nas regras do despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou não reembolsável?
Qual tipo por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar 1 Destes recursos cedidos através empresa de modo a reembolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Contudo Andam outras possibilidades, saiba como as despesas por café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível por detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias por despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas Seroada englobadas em sua própria política de viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos dias em mé especialmentePOR DIA eles passam nos destinos? ESTES hotfoiis reservados precisam ser pagos no balcãeste?
Já os valores estipulados para cada Genero por despesa podem possibilitar ser definidos com base na méPOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações do mercado. ESTES benchmarks sãeste recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, mas nãeste restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites do gastos, o viajante se sente Ainda mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas com Ainda mais facilidade.
Aprecie alguns pontos relevantes A cerca de os principais ESPÉCIES por despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideração o custo de alimentação em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A consulte Mais informação diferença entre os 2 cenários é gigantesca, deter políticas variados poderá ajudar sua própria empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo por refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, de que fornecem uma mé especialmentePOR DIA do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras sobre Classe do veículo e horário das corridas podem vir a ser Ainda mais assertivas e disparar Muito mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio por contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão de múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, qual permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
O importante nesta categoria do despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso por km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo do desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas utilizando quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique aqui de modo a lê-lo na íntegra.
ServiçESTES de viagem
As políticas para a contrataçãeste de serviçESTES do viagem englobam tanto o processo por solicitaçãeste, quanto limites de valores permitidos.
Apesar do cada serviçeste por viagem ter AS SUAS particularidades, regras do antecedência para solicitação eram 1 ponto comum entre todos os tipos por serviço, já de que em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, usando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu amplamente. Permitir a adquire do tarifas flexíveis, pode evitar perder este bilhete no caso por algum imprevisto.
Ainda Nesse caso podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle de custos em viagens. Constate a seguir exemplos do políticas de afoireos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em aé especialmentereos, nem em algum momento o menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preço, entãeste cuidado utilizando o presente Espécie do política. Se o menor preçeste de aé especialmentereo for às 5h da manhã, você colocará por lado o natural-manter-se do colaborador? Ou ainda, o custo da hora Em excesso do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência por solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos de modo a a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas de modo a capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Espécie de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das empresas não exige Muito mais este compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste por hotéis usando ou com café da manhã – Uma recomendação é optar a todos os momentos por opções utilizando café, como as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso sua própria empresa possua tratado com fornecedores de serviços, nãeste deixe por especificá-los nas políticas e garantir que estejam disponíveis de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos de solicitação, aprovação e prestaçãeste por contas
Como sabemos, a política de viagens resulta como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva no documento qual este procedimento de modo a pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá passar. Um processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a compra e reserva do serviçESTES, para além por aumentar este controle Derivado do ESTES custos.
Da mesma MANEIRA, descreva as regras de modo a prestaçãeste por contas. Assim sendo, seus viajantes saberão como justificar seus gastos, com Lindas as informações de que seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle do prestação por contas via planilhas, nãeste são nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma soluçãeste para gestão por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando de que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas no instante da seleçãeste Destes serviçESTES, minimizando ESTES custos por viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
empresa de viagens corporativas Controle do políticas em planilhas do despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor MANEIRA de validar suas políticas.
Etapa 6: Segurança e bem-estar
Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância por deter orientações claras Acerca saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a sua empresa. Por isso, dedique uma sessão em tua política de modo a descrever os procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Por sua vez qual você construiu sua própria política, o engajamento dos colaboradores dependerá de uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Cá estão algumas ideias do comunicação para conscientização sobre a política por viagens da empresa:
• Campanha por e-mails de modo a todos os colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato do infográfico;
• Lembrete usando as políticas um POR DIA previamente DE viagens;
• Validação automática de políticas no software do gestão por viagens;
• Aceite DE políticas no software por gestãeste de viagens.

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